OneDrive & SharePoint : pourquoi vos fichiers disparaissent (et comment éviter le pire)

Vous avez déjà ouvert OneDrive ou SharePoint, cliqué innocemment dans l’explorateur Windows ou sur l’application, puis réalisé que certains fichiers… avaient soudainement disparu ? Vous n’êtes pas seul. Chaque semaine, nous rencontrons des entreprises déconcertées : un dossier vidé, un projet absent, un fichier introuvable.

Dans cet article, je vais vous faire ce que l’on ne fait pas assez souvent en informatique : sortir des manipulations abstraites pour raconter les situations que l’on vit, les inquiétudes que l’on ressent, mais surtout les solutions concrètes et utiles qui rendent l’expérience avec ces outils collaborative réellement sécurisée.

Un enfer numérique dû à une méconnaissance fonctionnelle

À première vue, OneDrive et SharePoint paraissent limpides : « C’est du cloud, tes fichiers y sont ». Pourtant, cette illusion rend aveugle : les utilisateurs croient que leurs données sont sécurisées, alors même qu’elles ne sont que synchronisées, miroir après miroir, poste après poste.

Prenez l’histoire de Clara, responsable marketing dans une PME. Elle travaille sur une Landing Page, sauvegarde son dossier dans OneDrive, puis effectue un déplacement d’un dossier vers un autre… et réalise que certains fichiers ne réapparaissent pas chez ses collègues. Flash info : elle vient de “désynchroniser” un fichier, et le supprimer localement l’a supprimé sur le cloud.

Ce genre de confusion mène à deux situations courantes :

1. Le fichier n’a jamais été synchronisé et se trouve uniquement sur l’ordinateur local de Clara… jusqu’à ce qu’il soit perdu.
2. Le fichier a été supprimé du cloud, soit par son auteur, soit à cause de conflits de synchronisation.

Les conflits de synchronisation, ces faux amis

Plus gênant encore, les conflits de versions peuvent conduire à une explosion de fichiers du type mondocument (JOHN conflicted copy).docx. Les utilisateurs perdent patience, suppriment en mode panique… et recomposent un nouveau fichier. Résultat : plusieurs ressaisies, perte de temps, et fatigue.

Ce n’est pas la technologie qui est à blâmer, mais son usage. Microsoft a prévu des protections (versions, corbeille SharePoint conservée 93 jours, etc.), mais celles-ci ne sont pas activées par défaut ou ne sont pas bien comprises. Pire encore, lorsque l’on restaure des fichiers en urgence, on peut recréer un désordre encore plus grand.

Quand l’organisation devient la clef

Chez RCB, nous insistons sur un point : il ne suffit pas d’installer OneDrive, encore faut-il en poser les règles. Sans règles, tout le monde fait « à sa tête ». Sans une structure commune, les dossiers deviennent ingérables. Sans responsabilisation, les sauvegardes sont inexistantes.

Nous proposons de commencer par poser des principes simples, mais puissants :

• Qui a le droit de supprimer ? Qui peut rétablir ?
• Une structure symbolique (ex. Projets > 2025_02_CampagneX) limite la perte de sens.
• Les guides à la volée, histoires de 30 secondes, expliquent mieux qu’un manuel long à lire.

Ce type d’organisation partagée transforme OneDrive en un outil fiable, transparent, adapté à des usages professionnels exigeants.

Sécuriser vos données… autrement

Les risques numériques ne sont pas que techniques. Si une corbeille offre 93 jours de récupération, cette récupération peut se solder par une double erreur (restaurer et supprimer malencontreusement la version inappropriée) si vous êtes pressé ou mal informé.

Chez RCB, nous recommandons une approche multi-niveaux :

1. Sauvegarde tierce indépendante : Veeam, Acronis, Rubrik… autant de solutions qui évitent de mettre toutes ses œufs dans le même cloud.
2. Surveillance active : détecter une suppression massive ou une baisse de synchronisation, c’est pouvoir agir avant le drame.
3. Formation compassionnelle : expliquer sans blâmer, montrer pourquoi “synchroniser” ne veut pas dire “sauvegarder pour toujours”.

Et si tout a déjà disparu ?

Pas de panique ! La structure actuelle de Microsoft laisse une chance :

• Corbeille locale (OneDrive) conserve un mois.
• Corbeille SharePoint garde 93 jours.
• Versions permettent de revenir à l’instant T.

RCB peut intervenir pour :

• Chrome sur vos journaux de suppression,
• Réinjecter les fichiers à la structure d’origine,
• Réorienter l’organisation pour éviter que cela ne se reproduise.

…

Une confiance durable avec un accompagnement réfléchi

Ce que nous proposons va bien au-delà de l’installation ou de la configuration initiale : c’est un véritable travail éducatif. Vous n’avez pas besoin d’un “manuel OneDrive 2025”. Vous avez besoin de bons réflexes, d’une stratégie sur mesure, d’un partenaire qui comprend vos utilisateurs et vos contraintes.

RCB se propose donc :

• d’accompagner vos équipes à mieux comprendre les interactions locales / cloud,
• d’établir les garde-fous techniques (politiques d’accès, versioning, sauvegarde externe),
• de créer des alertes simples pour repérer un problème dès son début.

En résumé

OneDrive et SharePoint peuvent être de formidables accélérateurs : synchronisation rapide, travail collaboratif en temps réel, sauvegarde incrémentale… à condition d’être encadrés.

Si vous sentez un vide dans vos fichiers, de l’appréhension chez vos collaborateurs, ou une perte de confiance envers le numérique, c’est une alerte. Vous êtes à deux clics de la rassurance. Contactez RCB, nous vous aiderons à y voir clair.